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新規利用者へのご案内

初めて当施設をご利用される場合、事前審査を実施しています。申し込みを希望される前に、以下の手順に従ってご準備いただきますようお願いします。

事前審査の手順

  • 注意事項の確認：本ページ下部に記載されている「注意事項」をご確認ください。
  • 提出書類：申請にあたり、以下の情報の提出をお願いします。
    • 事前審査申請書
    • 法人または団体の概要書
    • 他施設での利用実績（写真を含む）
    • 団体の公式ウェブサイトのURL
  • 大ホール・小ホールの利用について：
    大ホールまたは小ホールを初めてご利用になる場合、抽選会に参加する前に事前審査を完了する必要があります。事前審査には、3日から7日程度のお時間をいただきますので、余裕をもってご計画ください。

施設利用について
（大ホール・小ホール・一般展示室・県民ギャラリー）

1. 予約期間と予約方法

本施設の大ホール、小ホール、一般展示室、県民ギャラリーをご利用希望の方は、以下の施設利用受付期間をご確認の上、窓口または電話で予約を行ってください。なお、キャンセル待ちは承っておりません。

施設毎の利用申込受付期間
表の端が切れている場合は
左右にスワイプしてご覧ください。

（ここをタッチで非表示）
施設 抽選会 一般受付
大ホール
小ホール		 利用月の12ヶ月前の月の初日
（ただし1月は5日）		 抽選会の翌日から利用日の14日前の日まで
一般展示室
県民ギャラリー		 抽選会なし 利用月の6ヶ月前の月の初日から利用日の14日前の日まで
  • ※大ホールまたは小ホールを申込む方は、控え室（集会室・和室・練習室）も同時に申し込むことが可能です。
    一体利用の申込みも、ご利用月の12ヶ月前にあたる月の初日から受け付けます。
  • ※抽選会については「お知らせ」をご覧ください。

2. 申込書の提出

予約が確定した場合、利用申込書（Excel形式またはPDF形式）を提出してください。提出はFAXやメールでも可能です。

3. 施設利用料金のお支払い

  • 料金納入の方法：本施設の利用料金は、前納制（振込、キャッシュレス決済）としております。料金の納入は、利用申込書の提出時または電話によるご予約確定から14日以内に行ってください。
  • 楽屋及び付属設備の料金について：楽屋や付属設備等の利用料金は、本納入の対象外です。利用料は、楽屋や付属設備の利用が確定した後（打ち合わせ後または利用後）、精算してください。

4. 施設利用の承認

利用料金の入金確認後に、利用承認書を発行します。

5. 施設利用計画書の提出

利用予定の施設（大ホール、小ホール、一般展示室、県民ギャラリー）につきましては、ご使用予定日の2ヶ月から3ヶ月前までに利用計画書を提出してください。

6. 大ホール・小ホール使用に伴う事前打ち合わせ

利用予定日の1ヶ月前までに当施設スタッフとの事前打ち合わせを行ってください。
施設の下見・内覧や打ち合わせの日時につきましては、事前に連絡をお願いいたします。打ち合わせ時には、プログラム、進行計画、公演の概要等の資料をご準備ください。
催事内容に応じて、舞台、照明、音響設備等の専門スタッフの確認と調整を行う必要があります。
なお、大ホール・小ホール以外の施設を利用する場合でも、催事内容に応じて事前の打ち合わせを求める場合があります。

施設利用について
（集会室・和室・練習室）

1. 予約期間と予約方法

本施設の集会室・和室・練習室をご利用希望の方は、以下の施設利用受付期間をご確認の上、施設予約システム（ウェブ）、窓口または電話で予約を行ってください。なお、キャンセル待ちは承っておりません。

施設毎の使用申込受付期間
施設 抽選会 一般受付
集会室
和室
練習室		 抽選会
なし		 利用月の6ヶ月前の月の初日から利用日の14日前の日まで
施設予約システムを使用した予約方法
  • 利用者登録手続き：施設予約システムを初めて利用する方は、まず利用規約をお読みいただき、申請フォーム（Excel形式）に必要情報を記入してください。完成したフォームは、メール提出してください。
  • IDとパスワードの発行：申請を受け付けてから7日以内に、利用者IDとパスワードを発行し、メールでお知らせします。
  • 予約手続き：IDとパスワード受領後、施設予約システムを用いた施設の予約が可能となります。このシステムを通じて行われる予約は、利用申込の確定とみなされますので、予約内容をよくご確認ください。
  • 予約の取消し・変更について：施設予約システムでは、予約の取消しや変更ができません。変更や取消しを希望される場合は、直接当施設までご連絡ください。

WEB施設予約システム

茨城県条例改正に伴う施設利用料金改定のお知らせ

2. 申込書の提出

予約が確定した場合、利用申込書（Excel形式またはPDF形式）を提出してください。提出はFAXやメールでも可能です。

3. 施設利用料金のお支払い

  • 料金納入の方法：本施設の利用料金は、前納制（振込、キャッシュレス決済）としております。料金の納入は、利用申込書の提出時または電話によるご予約確定から14日以内に行ってください。
  • 付属設備の料金について：付属設備等の利用料金は、申込時に確定している場合はお支払いください。または利用後に精算してください。

4. 施設利用の承認

利用料金の入金確認後に、利用承認書を発行します。

各種申請書ダウンロード

利用上の注意事項（必ずご確認ください）

1. 利用承認の制限

  • 当施設の利用承認は、以下の条件に該当する場合には出来ません：
    • 公の秩序を乱す、または善良な風俗を害するおそれがある場合。
    • 当施設の設置目的に反するおそれがある場合。
    • 施設の管理上支障があると認められる場合。

2. 利用承認の取り消し

  • 以下の場合、すでに承認された施設利用が取り消しまたは停止されることがあります：
    • 県の条例または規則に違反した場合。
    • 不正な手段により利用承認を得た事実が明らかになった場合。
    • 利用の権利を第三者に譲渡または転貸した場合。
    • 利用承認に付した条件に違反した場合。
    • 施設の管理上、特に支障があると認められる場合。

3. 利用料金の還付

  • 利用料金は、以下の条件に従い、全額または一部が返還されます。条件に該当しない場合、返還はいたしません。
  • 還付の際の振込手数料は、原則、お客様のご負担となります。
  • キャンセルする場合は、当施設にご連絡後、利用承認書および利用料金返還申請書の提出をお願いします。
  • 納入いただいた付属設備利用料金は返還できません。
条件 返還額
大ホール、小ホール
一般展示室、
県民ギャラリー		 使用日の14日前まで
に申し出たとき		 50％相当額返還
その他の施設 使用日の14日前まで
に申し出たとき		 70％相当額返還
付属設備利用料金 返還不可
使用者の責めに帰することができない理由で使用できなくなったとき 全額返還

4. 施設の開場

  • 許可された時間以前の入場はできません。

5. 入場者の整理

  • 事故防止のため、定員を超える入場はできません。
  • 館内外での案内、整理、警備は主催者の責任で行ってください。

6. 非常事態の対策

  • 火災や地震（震度5弱以上）発生時は、スタッフまたは警備員の指示に従い、避難誘導にご協力ください。
  • 避難終了後は館内点検の状況を踏まえて、主催者と協議のうえ催事を中止する場合がございます。
  • 参加者および来場者などに危険が及ぶと見込まれる場合は、主催者の了解を得ずに当施設が催事の中止を指示することがあります。
  • 火災、地震等の非常事態に備え、非常口の位置と扉の開け方及び避難方法等について、事前にご確認ください。

7. 使用上の禁止事項

  • 当施設館内は全室禁煙です。
  • 飲食物の持ち込みは原則として禁止します。食事、弁当、飲物等の提供は当施設までご相談ください。なお、特に大ホール・小ホールの客席での飲食は厳禁です。
  • 集会室での金銭の収受、契約や勧誘行為は禁止です。
  • 集会室・展示室での楽器等、音を発する機器の使用は禁止です。
  • 火気・危険物の持ち込みは禁止です（所定の手続きを経て認められたものを除く）。

8. 許可申請が必要な行為

  • 物品の販売：所定の申請をしていただき、当施設の許可範囲で行ってください。
  • ポスターやチラシの掲示：館内に掲示する催事のポスターやチラシは当施設窓口にご持参ください。それ以外の広告物は、掲示できません。
  • 看板の設置：会場入口等へ看板を設置する場合は、あらかじめ当施設と協議のうえ主催者側でご用意ください。なお、掲示は利用当日行い、終了後はすみやかに撤収してください。

9. 火気の使用について

  • 演出上、禁止行為「スモークマシン・裸火（ロウソク、電熱器、電気ストーブなど）・喫煙・クラッカー等の使用や危険物の持ち込み」がある場合には所轄消防署長の承認（使用制限の解除）が必要となります。下記の書類を2部用意し、使用日の20日前までにご提出ください。なお、利用当日または前日に消防署の立ち会いがあります。
    • ※危険物とは、LPガス等の気体燃料・灯油や石油等の液体燃料・固体燃料・ベンジン・シンナー等の薬品など消防法で定められている危険物を指します。
    【提出書類】
  • 火気（物品）の姿図または取扱説明書の写し
  • その他、申請に必要な資料

10. 施設等の管理・原状回復

  • 施設・付属設備の利用にあたっては、損傷・破損・紛失などが生じないようにご注意ください。
  • 施設利用後は、付属設備等を元の状態に戻してください。
  • 施設利用後は、持ち込んだ道具・器具等をすみやかに撤収してください。

11. 駐車場の減額申請

  • 営利を目的としない法人・団体等が、収益を伴わない公演事業、講習会、研修会、展示会等を行う目的で千波公園・ザ・ヒロサワ・シティ会館前駐車場を利用する場合、駐車料金が4分の1免除（4分の3徴収）されます。
  • 下記の申請書を利用開始日の10日前までに当施設に提出してください。期限までにご提出がない場合は、原則減額はできません。

12. その他

  • 楽屋は清潔に使用し、特に火気・盗難に注意してください。
  • 危険物や介助犬以外の動物、その他施設の管理上、不適切なものの持ち込みはできません。
  • ロビー等の共用ゾーンを使用するときは、当施設にお申し出ください。
  • 大ホール・小ホールには、無料のコインロッカーがありますのでご利用ください。
  • 濡れた傘を会場に持ち込む場合は、当施設で用意する傘袋をご利用ください。
  • ゴミはお持ち帰りください。
  • 施設利用に係る官公署等への届出は、以下にお願いします。

御弁当・ケータリングのご案内